Jetzt anrufen

Ein Hoch auf den Statusbericht!

…  warum Du unbedingt Statusberichte schreiben solltest unabhängig von der Projektgröße und Deiner Vorgehensmethode. Außerdem erfährst Du etwas darüber, welche Freude Du mit einem Statusbericht auslösen kannst!

Was genau soll in einem Statusbericht enthalten sein?

Das ist ganz einfach erklärt. Ein Projekt hat immer drei Dimensionen: Zeit, Budget und Qualität. Es findet in einem festgelegten Zeitraum statt. Es steht ein bestimmtes Budget in Form von Geld, Mitarbeiterkapazitäten oder „Hardware“ zur Verfügung. Und es werden bestimmte Ergebnisse in einer bestimmten Qualität erwartet. Es gibt auch Projekte in denen eine der Ecken offen oder eher weich ist. Das ist eine Option, die zu Beginn vereinbart wird.

Und der Statusbericht für das Projekt folgt im Groben drei Dimensionen.

Meine Empfehlung:

Berichte in einem festgelegten Rhythmus (Abstand nicht größer als ein Monat) über den Fortschritt zu den drei Dimensionen. Und dabei ist folgendes für den Auftraggeber interessant:

  1. Wie ist der aktuelle Stand zu den einzelnen Dimensionen (evtl. was haben wir im letzten Berichtszeitraum bearbeitet und/oder fertiggestellt?
  2. Was ist für den nächsten Berichtszeitraum geplant?
  3. Welche Hindernisse oder Abweichungen gibt es?
  4. Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? (vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss)

Was Empfänger von Statusberichten mögen ist zu Beginn eine Ampel, die grün, gelb oder rot zeigt und einen Kurzüberblick über den Status in zwei bis drei Sätzen.

Bericht für jede Projektgröße

Von Projektleitern kleiner Projekte höre ich: „Das ist doch viel zu aufwendig, unser Projekt läuft nur drei Monate mit zwei Leuten, das kann man doch kurz erzählen!“
Von Projektleitern großer Projekte höre ich: „Das ist doch alles administrativer Overhead, ich berichte doch im Meeting!“ Du kannst ohne Projektstatusbericht leben, aber Du vertust mehrere Chancen:

  1. Einen Statusbericht zu schreiben heißt, dass Du Dir selbst als Projektleiter.in regelmäßig einen Überblick über die Fakten verschaffst. Damit bist Du in einer Position, in der Du – wenn nötig – steuernd eingreifen kannst. Und das nicht aus einem momentanen Stress heraus zu einem Fehler oder einem Hindernis, sondern aus einer Position der Stärke, in der Du die Gesamtsituation im Auge hast.
  2. Du informierst die Stakeholder oder zumindest einige von Ihnen und damit holst Du sie auch mit ins Boot. Du teilst Erfolge und Verantwortung und zeigst damit ein hohes Maß an Professionalität. Das schafft Sicherheit bei allen Beteiligten, auch wenn die Nachrichten mal schlecht sind.
  3. In großen Projekten ist der Statusbericht oft an eine Statusbesprechung oder eine Lenkungsausschusssitzung gekoppelt. Das ist eine gute Gelegenheit mit dem Auftraggeber und anderen Stakeholdern im Gespräch zu sein, Vertrauen aufzubauen und Deine Glaubwürdigkeit zu unterstreichen.

Abhängig von der Projektgröße ist ein Status in großen Projekten oft umfangreich, er zeigt ausführliche Darstellungen zum Budget, Zahlungsplan usw., der Projektplan mit allen Meilensteinen, und Planungsanpassungen, Risken mit entsprechenden Maßnahmen usw. dargestellt.

Statusbericht in kleinen Projekten

In kleinen Projekten kannst Du den Statusbericht sehr informell gestalten und beim Kunden damit große Freude auslösen.

Mein Erlebnis im März: Ich hatte eine Netzwerkkollegin mit der Erstellung einer Webseite beauftragt. Kleines Projekt, ca. einen Monat sollte es dauern. Nach dem Start hat sie mir gesagt, wie sie beginnen wird und dann bekam ich nach 10 Tagen – und das unerwartet – eine Status-Mail. Sie schrieb mir zu jeder Position aus dem Angebot, was sie bisher gemacht hat, wo ich schon etwas anschauen kann, was sie von mir erwartet (Feedback, Texte, Bilder usw.) und wie ihr Vorschlag zum weiteren Vorgehen ist. Dieser Status kam unerwartet und ich habe mich so darüber gefreut!

Mein Top-Tipp: Gebt auf jeden Fall regelmäßig einen Status des Projektes an den Auftraggeber – er freut sich! Und noch wichtiger als über einen erfreulichen Fortschritt zu berichten ist es, über Abweichungen auch außer der Reihe zu berichten. Wenn der nächste Meilenstein am Ende des Monats erreicht sein sollte und Du merkst, dass Ihr es nicht schafft: Sag dem Auftraggeber Bescheid! Die Freude wird sich natürlich in Grenzen halten, aber Ihr könnt noch darüber sprechen, wie man das Projekt dennoch zeitgerecht ausliefern kann oder eben einen Plan B vereinbaren. Auftraggeber möchten hier gern mitreden – und mit Recht! Wie ein früherer Chef von mir immer sagte: „Wer die Musik bezahlt, bestimmt auch was gespielt wird!“

Klassisch oder agil oder ohne Methode? Egal – der Statusbericht ist mit dabei!

Wenn Du in einem agilen Projekt bist (wir sprechen hier mal von Scrum) dann gibt es da auch „Statusberichte“, die aber eine andere Form haben. Sowohl im Daily Stand Up als auch im Sprint Review und in der Sprint Planung gibt es einen Status und solange Du in einem abgeschlossenen agilen Kontext bist und der Project Owner mit dem, was er auf den vorgesehenen Wegen im agilen Projekt mitbekommt zufrieden ist, dann braucht es hier tatsächlich keinen zusätzliche Statusbericht.

Ich begleite öfter auch Project Owner in ihren Projekten und bisher war es immer so, dass sie diese Rolle in einer klassischen Organisation in einem agilen Projekt haben. Wir haben hier also eine „hybride“ Projektumgebung und der Projekt Owner berichtet an ein Gremium oder einen Finanzvorstand, der eben einen Status des Projektes sehen möchte. Insofern erstellt er nachgelagert, außerhalb des Projektes, einen Statusbericht. In bilanzpflichtigen Unternehmen ist ein Status zumindest zum Geschäftsjahreswechsel für die vorzunehmende Abgrenzung empfehlenswert.

Fazit

Du merkst, ich bin ein Fan des Statusberichts und sosehr ich mich auch als Kundin darüber gefreut habe, beruht diese Begeisterung eher auf den Vorteilen, die dieser regelmäßige Überblick mir oder meinen Coachees als Projektleiter.in gibt. Der Bericht ermöglicht eine Bewertung und ist die Basis für wichtige Entscheidungen zur Steuerung des Projektes und notwendige Interventionen.
Für mich ist der Statusbericht ein fester Bestandteil von professionell und erfolgreich geführten Projekten.

Template Statusbericht

Wenn Du Dich fragst, wie Du den Statusbericht aufbauen solltest, dann findest Du entweder auf Methodenseiten oder als einfache Suchmaschinen-Suche jede Menge Vorlagen. Wenn Du magst, dann lade Dir hier gern ein Template herunter, das ich als Vorlage benutze und entsprechend an die Projektbedürfnisse anpasse.

C:\Users\Sabine\Documents\Projekt Joker\Projektmanagement\Formulare\Template Projektstatusbericht Projekt Joker 2004.docx

Viel Spaß und viel Erfolg bei Deinen Projekten
und willkommen im Club der Statusreport-Fans!

Sabine