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Kommunikation aus dem Homeoffice

Kommunikation im Projektteam – in dieser besonderen Zeit

Es ist toll, wenn verteilte Projektteams zusammenarbeiten können, weil sie unabhängig von einem Ort sind, solange es Internet-Anschluss gibt. Jeder kennt die Situation, der ab und zu mal im Home-Office arbeitet. In dieser besonderen Zeit erfordert die Kommunikation im Projektteam besondere Aufmerksamkeit.

Voraussichtlich sprechen wir im Moment nicht von ein paar Tagen, sondern von Wochen oder Monaten. Von Auftraggeberseite aus können viele externe Berater nicht mehr vor Ort beim Kunden arbeiten und zudem besteht die Möglichkeit, dass uns allen für die kommende Zeit das Home Office empfohlen oder angeordnet wird.

Wie können wir unter diesen besonderen Bedingungen für eine gute und zufriedenstellende Kommunikation im Projektteam sorgen?

Gestern hatte ich einen Coaching-Termin mit einer Gruppe von 4 Projektleitern eines mittelständischen IT-Unternehmens. Aus gegebenem Anlass haben wir uns mit obiger Frage befasst, weil die Arbeit in großen Teilen weitergehen kann und soll.
Es wurde sehr deutlich, dass die Projektleiter sich  in der Verantwortung sehen, dass neben den notwendigen regelungen eine „belebte“ Kommunikation unbedingt notwendig ist. Es sollen nicht nur die Fakten ausgetauscht werden, sondern auch soziales Miteinander seinen Platz finden.
Hier ein Auszug aus den Ergebnissen:

Status, Abstimmungen, Übergaben und benötigte Unterstützung

Dies ist ein einfacher Teil, weil die Meetings, die sonst als persönliches Meeting stattfinden in ein anderes Medium verlegt werden. Gefordert ist hier Disziplin die Termine auch wirklich einzuhalten und dann aufmerksam dabei zu sein. Es wurde als hilfreich angesehen, wenn es für die regelmäßigen Meetings feste Zeiten gibt. Der Moderator kann mit einer guten Vorbereitung, klaren Agenda und einer zügigen Moderation einen guten Beitrag leisten. (Da gelten die Regeln wir für jede andere Telko oder Web-Session)

x    Daily Stand Up als Web-Session oder Telko
x    Regelmäßige Abstimmungstermine zu bestimmten Themen über als
Web-Session oder Telko
x    Vereinbarung mit dem Kunden zu regelmäßigen Web-Session oder
Telkos
x    Regelmäßiger Bericht der Projektleiter an das Team über die
Informationen zur Arbeitssituation (aus dem eigenen Unternehmen und
vom Kunden)
x    Bei notwendigen Besprechungen, die wirklich lange dauern – Pausen
einplanenDamit all das gelingen kann, könnten Kommunikationsregeln
im Team helfen. Vielleicht eine Art Manifest, dass das Team sich selbst
gibt.

Viel Kontakt bei der Kommunikation im Projektteam

Die Projektleiter fanden es wichtig, wirklich im Kontakt zu sein. Hierzu gab es folgende Vorschläge:

x   Team-Chats mit Slack o.ä.
x   Aufgaben werden an 2-er oder 3-er Teams vergeben, so dass hier auch der Kontakt untereinander gefördert wird. Web-Sessions laufen lassen. So sieht man sich und kann sich auch direkt ansprechen.
x   Nach dem Mittag ein gemeinsamer „Kaffee-Talk“, wo genau das passiert, was man eben beim gemeinsamen Essen z.Bsp. macht. Eben erzählen auch von persönlichen Dingen. Vielleicht auch ein kleines Spiel oder ein Quiz machen. Es geht dabei darum, zusammen etwas zu „erleben“ und zu lachen.
x   Ein Teamfoto erstellen (montieren). Jeder schickt ein Bild (z.Bsp. in seinem Home Office), es wird zu einer Kollage zusammengestellt und jeder kann es sich an die Wand hängen oder als Bildschirmschoner benutzen o.ä.

Die Projektleiter kümmern sich um folgendes:

x   Wie geht es den einzelnen Teammitgliedern, insbesondere mit dieser speziellen Situation? Sonst sehen wir uns regelmäßig und können auf anderen Kanälen die Stimmung und die Befindlichkeit wahrnehmen. Wir wollen explizit danach fragen. Die Projektleiter telefonieren regelmäßig auch mit jedem Teammitglied einzeln.
x   Ein Austausch unter den Projektleitern genau zu den Herausforderungen mit dieser Situation kann hilfreich sein. – Vielleicht wöchentlich?
x   Die Besonderheit in der Kommunikation gilt natürlich nicht nur innerhalb des eigenen Teams sondern auch in Richtung des Kunden. Es ist Aufgabe des Projektleiters die Kommunikation mit dem Kunden aktiv aufrecht zu erhalten.

Für alles gilt:
Handeln mit Augenmaß und voll angeschaltetem gesunden Menschenverstand, der Situation angemessen aber mit dem Gedanken im Hinterkopf: Wenn man von jemandem länger nichts hört, heißt das nicht, dass es nichts zu besprechen gibt oder dass alles gut ist.

Alle diese Ideen wurden gesammelt unter der Annahme: Technisch stehen die notwendigen Verbindungen zur Verfügung!

Und zum Schluss noch ein Tipp, den ich gern weitergeben möchte von einem Unternehmer, der grundsätzlich an Web-Konferenzen gewöhnt ist: Jeder geht allein in die Konferenz am eigenen Rechner, damit die Rahmenbedingungen für jeden gleich sind. In Situationen, in denen in einem Raum fünf Menschen sitzen und drei andere von einem anderen Platz aus teilnehmen, besteht die Gefahr, dass in der Fünfer-Gruppe Nebengespräche entstehen. (Danke an Frank!)

Ich wünsche Ihnen Gesundheit
und eine gute Kommunikation im Projektteam – in dieser besonderen Zeit!
Viel Erfolg für Sie und Ihr Team!
Sabine Steege