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…  warum Du unbedingt Statusberichte schreiben solltest unabhängig von der Projektgröße und Deiner Vorgehensmethode. Außerdem erfährst Du etwas darüber, welche Freude Du mit einem Statusbericht auslösen kannst!

Was genau soll in einem Statusbericht enthalten sein?

Das ist ganz einfach erklärt. Ein Projekt hat immer drei Dimensionen: Zeit, Budget und Qualität. Es findet in einem festgelegten Zeitraum statt. Es steht ein bestimmtes Budget in Form von Geld, Mitarbeiterkapazitäten oder „Hardware“ zur Verfügung. Und es werden bestimmte Ergebnisse in einer bestimmten Qualität erwartet. Es gibt auch Projekte in denen eine der Ecken offen oder eher weich ist. Das ist eine Option, die zu Beginn vereinbart wird.

Und der Statusbericht für das Projekt folgt im Groben drei Dimensionen.

Meine Empfehlung:

Berichte in einem festgelegten Rhythmus (Abstand nicht größer als ein Monat) über den Fortschritt zu den drei Dimensionen. Und dabei ist folgendes für den Auftraggeber interessant:

  1. Wie ist der aktuelle Stand zu den einzelnen Dimensionen (evtl. was haben wir im letzten Berichtszeitraum bearbeitet und/oder fertiggestellt?
  2. Was ist für den nächsten Berichtszeitraum geplant?
  3. Welche Hindernisse oder Abweichungen gibt es?
  4. Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? (vom Auftraggeber oder dem Lenkungsausschuss)

Was Empfänger von Statusberichten mögen ist zu Beginn eine Ampel, die grün, gelb oder rot zeigt und einen Kurzüberblick über den Status in zwei bis drei Sätzen.

Bericht für jede Projektgröße

Von Projektleitern kleiner Projekte höre ich: „Das ist doch viel zu aufwendig, unser Projekt läuft nur drei Monate mit zwei Leuten, das kann man doch kurz erzählen!“
Von Projektleitern großer Projekte höre ich: „Das ist doch alles administrativer Overhead, ich berichte doch im Meeting!“ Du kannst ohne Projektstatusbericht leben, aber Du vertust mehrere Chancen:

  1. Einen Statusbericht zu schreiben heißt, dass Du Dir selbst als Projektleiter.in regelmäßig einen Überblick über die Fakten verschaffst. Damit bist Du in einer Position, in der Du – wenn nötig – steuernd eingreifen kannst. Und das nicht aus einem momentanen Stress heraus zu einem Fehler oder einem Hindernis, sondern aus einer Position der Stärke, in der Du die Gesamtsituation im Auge hast.
  2. Du informierst die Stakeholder oder zumindest einige von Ihnen und damit holst Du sie auch mit ins Boot. Du teilst Erfolge und Verantwortung und zeigst damit ein hohes Maß an Professionalität. Das schafft Sicherheit bei allen Beteiligten, auch wenn die Nachrichten mal schlecht sind.
  3. In großen Projekten ist der Statusbericht oft an eine Statusbesprechung oder eine Lenkungsausschusssitzung gekoppelt. Das ist eine gute Gelegenheit mit dem Auftraggeber und anderen Stakeholdern im Gespräch zu sein, Vertrauen aufzubauen und Deine Glaubwürdigkeit zu unterstreichen.

Abhängig von der Projektgröße ist ein Status in großen Projekten oft umfangreich, er zeigt ausführliche Darstellungen zum Budget, Zahlungsplan usw., der Projektplan mit allen Meilensteinen, und Planungsanpassungen, Risken mit entsprechenden Maßnahmen usw. dargestellt.

Statusbericht in kleinen Projekten

In kleinen Projekten kannst Du den Statusbericht sehr informell gestalten und beim Kunden damit große Freude auslösen.

Mein Erlebnis im März: Ich hatte eine Netzwerkkollegin mit der Erstellung einer Webseite beauftragt. Kleines Projekt, ca. einen Monat sollte es dauern. Nach dem Start hat sie mir gesagt, wie sie beginnen wird und dann bekam ich nach 10 Tagen – und das unerwartet – eine Status-Mail. Sie schrieb mir zu jeder Position aus dem Angebot, was sie bisher gemacht hat, wo ich schon etwas anschauen kann, was sie von mir erwartet (Feedback, Texte, Bilder usw.) und wie ihr Vorschlag zum weiteren Vorgehen ist. Dieser Status kam unerwartet und ich habe mich so darüber gefreut!

Mein Top-Tipp: Gebt auf jeden Fall regelmäßig einen Status des Projektes an den Auftraggeber – er freut sich! Und noch wichtiger als über einen erfreulichen Fortschritt zu berichten ist es, über Abweichungen auch außer der Reihe zu berichten. Wenn der nächste Meilenstein am Ende des Monats erreicht sein sollte und Du merkst, dass Ihr es nicht schafft: Sag dem Auftraggeber Bescheid! Die Freude wird sich natürlich in Grenzen halten, aber Ihr könnt noch darüber sprechen, wie man das Projekt dennoch zeitgerecht ausliefern kann oder eben einen Plan B vereinbaren. Auftraggeber möchten hier gern mitreden – und mit Recht! Wie ein früherer Chef von mir immer sagte: „Wer die Musik bezahlt, bestimmt auch was gespielt wird!“

Klassisch oder agil oder ohne Methode? Egal – der Statusbericht ist mit dabei!

Wenn Du in einem agilen Projekt bist (wir sprechen hier mal von Scrum) dann gibt es da auch „Statusberichte“, die aber eine andere Form haben. Sowohl im Daily Stand Up als auch im Sprint Review und in der Sprint Planung gibt es einen Status und solange Du in einem abgeschlossenen agilen Kontext bist und der Project Owner mit dem, was er auf den vorgesehenen Wegen im agilen Projekt mitbekommt zufrieden ist, dann braucht es hier tatsächlich keinen zusätzliche Statusbericht.

Ich begleite öfter auch Project Owner in ihren Projekten und bisher war es immer so, dass sie diese Rolle in einer klassischen Organisation in einem agilen Projekt haben. Wir haben hier also eine „hybride“ Projektumgebung und der Projekt Owner berichtet an ein Gremium oder einen Finanzvorstand, der eben einen Status des Projektes sehen möchte. Insofern erstellt er nachgelagert, außerhalb des Projektes, einen Statusbericht. In bilanzpflichtigen Unternehmen ist ein Status zumindest zum Geschäftsjahreswechsel für die vorzunehmende Abgrenzung empfehlenswert.

Fazit

Du merkst, ich bin ein Fan des Statusberichts und sosehr ich mich auch als Kundin darüber gefreut habe, beruht diese Begeisterung eher auf den Vorteilen, die dieser regelmäßige Überblick mir oder meinen Coachees als Projektleiter.in gibt. Der Bericht ermöglicht eine Bewertung und ist die Basis für wichtige Entscheidungen zur Steuerung des Projektes und notwendige Interventionen.
Für mich ist der Statusbericht ein fester Bestandteil von professionell und erfolgreich geführten Projekten.

Template Statusbericht

Wenn Du Dich fragst, wie Du den Statusbericht aufbauen solltest, dann findest Du entweder auf Methodenseiten oder als einfache Suchmaschinen-Suche jede Menge Vorlagen. Wenn Du magst, dann lade Dir hier gern ein Template herunter, das ich als Vorlage benutze und entsprechend an die Projektbedürfnisse anpasse.

C:\Users\Sabine\Documents\Projekt Joker\Projektmanagement\Formulare\Template Projektstatusbericht Projekt Joker 2004.docx

Viel Spaß und viel Erfolg bei Deinen Projekten
und willkommen im Club der Statusreport-Fans!

Sabine

Es ist toll, wenn verteilte Projektteams zusammenarbeiten können, weil sie unabhängig von einem Ort sind, solange es Internet-Anschluss gibt. Jeder kennt die Situation, der ab und zu mal im Home-Office arbeitet. In dieser besonderen Zeit erfordert die Kommunikation im Projektteam besondere Aufmerksamkeit.

Voraussichtlich sprechen wir im Moment nicht von ein paar Tagen, sondern von Wochen oder Monaten. Von Auftraggeberseite aus können viele externe Berater nicht mehr vor Ort beim Kunden arbeiten und zudem besteht die Möglichkeit, dass uns allen für die kommende Zeit das Home Office empfohlen oder angeordnet wird.

Wie können wir unter diesen besonderen Bedingungen für eine gute und zufriedenstellende Kommunikation im Projektteam sorgen?

Gestern hatte ich einen Coaching-Termin mit einer Gruppe von 4 Projektleitern eines mittelständischen IT-Unternehmens. Aus gegebenem Anlass haben wir uns mit obiger Frage befasst, weil die Arbeit in großen Teilen weitergehen kann und soll.
Es wurde sehr deutlich, dass die Projektleiter sich  in der Verantwortung sehen, dass neben den notwendigen regelungen eine „belebte“ Kommunikation unbedingt notwendig ist. Es sollen nicht nur die Fakten ausgetauscht werden, sondern auch soziales Miteinander seinen Platz finden.
Hier ein Auszug aus den Ergebnissen:

Status, Abstimmungen, Übergaben und benötigte Unterstützung

Dies ist ein einfacher Teil, weil die Meetings, die sonst als persönliches Meeting stattfinden in ein anderes Medium verlegt werden. Gefordert ist hier Disziplin die Termine auch wirklich einzuhalten und dann aufmerksam dabei zu sein. Es wurde als hilfreich angesehen, wenn es für die regelmäßigen Meetings feste Zeiten gibt. Der Moderator kann mit einer guten Vorbereitung, klaren Agenda und einer zügigen Moderation einen guten Beitrag leisten. (Da gelten die Regeln wir für jede andere Telko oder Web-Session)

x    Daily Stand Up als Web-Session oder Telko
x    Regelmäßige Abstimmungstermine zu bestimmten Themen über als
Web-Session oder Telko
x    Vereinbarung mit dem Kunden zu regelmäßigen Web-Session oder
Telkos
x    Regelmäßiger Bericht der Projektleiter an das Team über die
Informationen zur Arbeitssituation (aus dem eigenen Unternehmen und
vom Kunden)
x    Bei notwendigen Besprechungen, die wirklich lange dauern – Pausen
einplanenDamit all das gelingen kann, könnten Kommunikationsregeln
im Team helfen. Vielleicht eine Art Manifest, dass das Team sich selbst
gibt.

Viel Kontakt bei der Kommunikation im Projektteam

Die Projektleiter fanden es wichtig, wirklich im Kontakt zu sein. Hierzu gab es folgende Vorschläge:

x   Team-Chats mit Slack o.ä.
x   Aufgaben werden an 2-er oder 3-er Teams vergeben, so dass hier auch der Kontakt untereinander gefördert wird. Web-Sessions laufen lassen. So sieht man sich und kann sich auch direkt ansprechen.
x   Nach dem Mittag ein gemeinsamer „Kaffee-Talk“, wo genau das passiert, was man eben beim gemeinsamen Essen z.Bsp. macht. Eben erzählen auch von persönlichen Dingen. Vielleicht auch ein kleines Spiel oder ein Quiz machen. Es geht dabei darum, zusammen etwas zu „erleben“ und zu lachen.
x   Ein Teamfoto erstellen (montieren). Jeder schickt ein Bild (z.Bsp. in seinem Home Office), es wird zu einer Kollage zusammengestellt und jeder kann es sich an die Wand hängen oder als Bildschirmschoner benutzen o.ä.

Die Projektleiter kümmern sich um folgendes:

x   Wie geht es den einzelnen Teammitgliedern, insbesondere mit dieser speziellen Situation? Sonst sehen wir uns regelmäßig und können auf anderen Kanälen die Stimmung und die Befindlichkeit wahrnehmen. Wir wollen explizit danach fragen. Die Projektleiter telefonieren regelmäßig auch mit jedem Teammitglied einzeln.
x   Ein Austausch unter den Projektleitern genau zu den Herausforderungen mit dieser Situation kann hilfreich sein. – Vielleicht wöchentlich?
x   Die Besonderheit in der Kommunikation gilt natürlich nicht nur innerhalb des eigenen Teams sondern auch in Richtung des Kunden. Es ist Aufgabe des Projektleiters die Kommunikation mit dem Kunden aktiv aufrecht zu erhalten.

Für alles gilt:
Handeln mit Augenmaß und voll angeschaltetem gesunden Menschenverstand, der Situation angemessen aber mit dem Gedanken im Hinterkopf: Wenn man von jemandem länger nichts hört, heißt das nicht, dass es nichts zu besprechen gibt oder dass alles gut ist.

Alle diese Ideen wurden gesammelt unter der Annahme: Technisch stehen die notwendigen Verbindungen zur Verfügung!

Und zum Schluss noch ein Tipp, den ich gern weitergeben möchte von einem Unternehmer, der grundsätzlich an Web-Konferenzen gewöhnt ist: Jeder geht allein in die Konferenz am eigenen Rechner, damit die Rahmenbedingungen für jeden gleich sind. In Situationen, in denen in einem Raum fünf Menschen sitzen und drei andere von einem anderen Platz aus teilnehmen, besteht die Gefahr, dass in der Fünfer-Gruppe Nebengespräche entstehen. (Danke an Frank!)

Ich wünsche Ihnen Gesundheit
und eine gute Kommunikation im Projektteam – in dieser besonderen Zeit!
Viel Erfolg für Sie und Ihr Team!
Sabine Steege

Sortieren – nachbessern – fokussieren
und immer schön den Überblick behalten …

Am 28.9.2018 war Projekt Review mit meinem Supervisor. Ich habe ihm den Status meines internen Projektes vorgestellt. Es geht darum, einen neuen Kundenkreis zu erschließen.
Soviel sei vorab gesagt: Mein Projekt läuft! An manchen Stellen anders als geplant, aber insgesamt besser als gehofft! Vier Wochen habe ich an und in meinem Projekt gearbeitet und ich fasse hier nur die wesentlichen Eckdaten zusammen.

Zielerreichung

Quantitativ: OKR 1 – 10% / OKR 2 – 13% / OKR 3 – 10%. „Aha,“ sagt die Projektmanagerin in mir, „das ist ja nicht so doll. Es sind nur noch zwei Monate Zeit. Ist das überhaupt zu schaffen?“ Das ist vielleicht das erste, was ich lernen muss: OKRs sind qualitative Ziele, die durch die Key Results quantitativ beplant werden, aber man geht bei dieser Methode davon aus, dass die Ziele nicht zu 100% erreicht werden, sonst sind sie nicht herausfordernd genug gewählt worden. Also, quantitativ, bei einer angenommenen, linearen Verteilung, war es nicht genug im ersten Monat.

Qualitativ – und das ist jetzt mal ganz subjektiv zusammengefasst, hat es drei wichtige Ergebnisse gegeben – oder Erkenntnisse, je nachdem wie man es sieht:

1. Telefon Akquise, vor der ich richtig „Schiss“ hatte, hat sehr gut funktioniert. Ich habe in zwei Wochen an insgesamt vier Tagen telefoniert. Habe auch oft die Adressaten nicht erreicht, aber wenn ich mit jemandem gesprochen habe, war es immer toll. Es gab ein „Nein“, vier „Neins“ mit einer Weiterleitung und insgesamt mit 75% der Angerufenen, die eine weitergehende Information haben wollten und mit denen ich Rückruftermine vereinbart habe.

2. Wenn man sich auf den Weg macht … passiert etwas. Das war ein Phänomen: Mit einer bestimmten Intention habe ich gehandelt und es sind rechts und links andere Dinge passiert, die meinem Ziel in die Hände spielen, aber nicht auf dem eigentlich vorgesehenen Weg. Das eine war, dass ich ein weiteres Produkt aus meinem Portfolio mit anbiete, das ich so für dieses Projekt nicht auf dem Schirm hatte. Außerdem bin ich zu einem Auftrag gekommen, der es mir erlaubt …

3. … meine Akquise jetzt noch enger zu fassen und noch fokussierter auszurichten. Ich schränke die in Frage kommenden Unternehmen regional noch stärker ein und fokussiere mich auf Branchen, die sich wie ein „Heimspiel“ anfühlen. (IT und technische Unternehmen).

Projekt Design

Wenn Sie den ersten Artikel gelesen haben, dann erinnern Sie sich sicher an mein Projekt Board (siehe oben) . Ich habe gemerkt, dass ich zusätzliche Elemente benötige:

1. Sonstige Aufgaben – Ich habe neben dem Projekt auch noch andere laufende Aufgaben für meine Kunden oder eben für meine Firma, die ich in der Projektlaufzeit erledigen muss. Dazu habe ich neben meinem Projekt Board noch eine Übersicht eingefügt.

 

2. Meine Ressourcen und Unterstützer – Ich habe mit einem sehr geschätzten Kollegen zusammen eine Art4Reflection im Sprengel Museum gemacht. Das ist eine besondere Art der Reflektion mit Kunst, die ich sonst mit Interessenten und Kunden in einer größeren Gruppe mache. Das Ergebnis war für mich extrem motivierend für mein Projekt. Ich wollte es ständig vor Augen haben und habe mir ein Flipchart im Büro an die Wand gehängt, auf das ich die Notizen, die Eintrittskarte und noch eine Postkarte gehängt habe. In den ersten zwei Wochen habe ich einigen Leuten von meinem Projekt erzählt, die alle ganz spontan sagten: „Ich unterstütze Dich. Melde Dich, wenn Du etwas brauchst“ Und so ist mein Ressourcen Board entstanden. Menschen und Gedanken, die mich unterstützen, mein Projekt bestmöglich durchzuführen!

3. Herausforderungen– Eine meiner Unterstützerinnen ist eine Kollegin, die ebenfalls eine „Akquise-Herausforderung“ hat. Sie sitzt in Süddeutschland und wir telefonieren ca. zweimal die Woche zusammen. Wie verabreden uns für eine bestimmte Zeit, in der der jede von uns ihre Telefonate macht. Vorher sprechen wir drei Minuten über unsere Ziele und hinterher über die Ergebnisse. Es ist extrem motivierend, wenn ich weiß, Tanja sitzt im Süden und hat die gleiche Sache vor sich. Ich nenne diese Zeiten immer „SEK-Telefon“ (Sondereinsatzkommando Telefon). Das gibt dem Vorhaben Bedeutung und ich habe mir für jeden Tag an dem wir das gemacht haben vorher einen Zettel geschrieben, auf dem die Eckdaten stehen. Jetzt hängen da schon 6 Zettel, das ist ein guter Anfang.

 

4. Erfolge – Meine große Freude gilt dem letzten Abschnitt, denn da stehen die Dinge, die ich (zum Thema Akquise) jetzt in meinem Projekt schon erreicht habe. Eine wichtige Dokumentation, wenn es sich mal schwer anfühlt.
Insgesamt kann ich sagen, dass eine präsente Visualisierung mir sehr hilft, motiviert, fokussiert und am Ball zu bleiben. Am Ende des Projektes sollen meine beiden Schranktüren mit den (selbst gestellten) Herausforderungen und den Erfolgen möglichst voll sein! (Ist das jetzt ein neues Ziel für die OKRs?)

 

 

 

 

 

 

 

Vorgehensweise – Die Entscheidung für die Methode mit den OKRs, ergänzt durch die Aufgabenübersichten und die anderen Visualisierungen ist für mich eine sehr gute Wahl. Gerade weil ich allein und nicht in einem größeren Team arbeite, führt es dazu, dass ich leichter am Ball bleibe und die Struktur im Auge behalte. Durch die Ankündigung im Blog, dass ich die Artikelserie schreibe, zwinge ich mich selbst, regelmäßig einen Status zu erstellen. Es ist so, dass ich innerlich die Augen verdrehe ob des Aufwandes, andererseits empfinde ich jedes Mal die geordnete Sicherheit einer Reflektion noch auf dem richtigen Weg zu sein. Eine Sache, die ich meinen Kunden immer wieder empfehle und jetzt mit allen Vor- und Nachteilen selbst erlebe. Ich bleibe bei der Empfehlung! 😉

Intervention – Ein Status gibt auch immer die Gelegenheit für den kommenden Zeitraum zu planen und wichtige Interventionen, ggf. auch Abweichungen vom Plan zu initiieren. In meinem Fall:
1. Die erste Oktoberwoche ruht mein Projekt. Ich nutze sie, um die im September liegen gebliebenen „anderen Aufgaben“ zu erledigen (Der Entschluss war eine Erleichterung, nachdem ich ihn erstmal gefasst hatte).
2. In den anderen drei Oktoberwochen nehme ich mir vor, jeweils zehn neue Unternehmen vorzubereiten und zu kontaktieren nach den strengeren qualitativen Zielen.
3. Objective 1 und 3 sollen zum Ende des Monats konzeptionell vorbereitet sein. Bei dem einen geht es um eine Umfrage, bei dem anderen um Interviews.

So geht`s weiter … nächstes Review am 2.11.2018 und in der Woche darauf der nächste Artikel.

Danke – All meinen Unterstützern und allen, die Anteil nehmen, einen herzlichen Dank für Eure operative und mentale Unterstützung.
So, es gäbe noch so viel mehr Details zu erzählen, aber das würde diesen Rahmen sprengen. Wer Details möchte, ruft mich an: 0178 – 6 91 13 08

Projektstart      Teil3 des Projektes

Der Projekt Joker macht ein eigenes – also internes – Projekt. Ein Selbstversuch. Und darüber möchte ich gern berichten. Nicht der Inhalt soll im Vordergrund stehen, sondern die angewandte Methodik und Vorgehensweise. Der Leser darf nach diesem Startartikel ein monatliches Update und einen Schlussbericht erwarten.

Ziel: Neuen Kundenkreis erschließen

Anlass war die Idee, dass ich für mein Unternehmen einen anderen neuen Kundenkreis erschließen möchte, der sich vor allem durch die Faktoren Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern und einen Standort im Raum Hannover/Braunschweig auszeichnet. In der „ich denke schon mal darüber nach“-Phase habe ich einen Vortrag zum Thema OKRs gehört (Objectives & Key Results) und mir gedacht: Das probiere ich mal aus, das könnte auch eine interessante Herangehensweise für meine Kunden sein. Im Gegensatz zu herkömmlichen Projektplänen geht es hier um übergeordnete qualitative Ziele, die dann in konkrete Schlüsselergebnisse heruntergebrochen werden, die dann auch messbar sind.

Also, los geht’s. Eine ganz gute Übersicht habe ich nach dem Vortrag auch noch in einer Präsentation auf Slideshare gefunden, OKR in 7 Schritten. Das war hilfreich zum Start. Begonnen habe ich mit der Formulierung von Unternehmenszweck, Vision und Mission. Da ich schon länger im Geschäft bin, war das nicht so schwierig. Vision und Mission sollten sich jetzt aber stark auf mein Projekt beziehen – also eine gute Gelegenheit hier noch mal nachzuarbeiten. Wenn jemand ein ganz neues Vorhaben hat wie eine Gründung oder die Umgestaltung einer Unternehmensorganisation, dann sollte man sich für diesen Punkt genügend Zeit lassen.

Im nächsten Schritt habe ich dann 3 qualitative Ziele (also meine Objectives) formuliert. Das war das 4. Post it. Um konkrete Themen zu haben, an denen ich dann auch arbeiten kann, kamen die Schlüsselergebnisse dazu (Key Results). Nach gefühlten 100 Jahren als Projektmanagerin, wollte ich dann aber auch ein Board haben, auf dem ich die Schlüsselergebnisse dann noch in Arbeitspakete beziehungsweise Schritte untergliedert habe.

So starte ich in mein Projekt. Ich spüre die Euphorie und bin stolz auf die bisherigen Vorbereitungen. Das ist gut, denn es wird anstrengend genug werden und je mehr intrinsische Motivation ich mir verschaffe, desto größer die Chance dran zu bleiben! Bei Durchhängern lese ich mir einfach diesen kleinen Artikel durch!

Hier noch ein paar Eckdaten:

  • Start 1.9.2018 (bereits erfolgt)
  • Laufzeit bis 30.11.2018 mit Konzept für die nächste Phase.
  • Review-Termine jeweils zum Monatsende.

Und hier geht’s zu Teil 2