Woran scheitert Projektmanagement?

Projektmanagement (PM) ist keine exakte Wissenschaft. An vielen Stellen genügt der gesunde Menschenverstand, um Aufgaben und Vorgehensweisen sinnvoll zu strukturieren. Aber: Je größer ein Vorhaben ist, desto sinnvoller ist der Einsatz von bewährten Methoden. Die basieren zumeist auf einem Set an Werkzeugen und Templates, die im Projekt für bestimmte Themen und Abläufe eingesetzt werden. Je komplexer dieser Methodenkoffer und die Organisation drum herum wird, desto mehr Möglichkeiten entstehen, die sowohl das Projekt an sich, als auch die Methodik zum Scheitern bringen können.

5 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement

Es gibt genügend Tipps, die sich jeder zunutze machen kann, um sein Projekt zum Erfolg zu führen. In zahlreichen Projektreviews der letzten Jahre habe ich die Erfahrung gemacht, dass es sich lohnt, auf folgende Punkte besonders zu achten:

Ist das Set an Methodenelementen der Projektgröße angemessen? Es ist nur dann sinnvoll, wenn Aufwand und Nutzen in einem wirtschaftlichen Zusammenhang mit der Projektgröße stehen. Die Projektbeteiligten sollten auf die jeweilige Methode und deren Elemente vorbereitet sein.
Das magische Projektdreieck aus Budget, Zeit und Ergebnisqualität muss als Steuerungsinstrument die Basis für alles Handeln sein. Dadurch hat man eine gute Orientierung durch den ganzen Projektverlauf. Das magische Dreieck wird praktisch zum Kompass, auf den man sich verlassen kann.
Die Projektorganisation ist ein Dreh- und Angelpunkt für die Zusammenarbeit im Team. Es ist essentiell, nicht nur ein Diagramm mit der Struktur zu haben, sondern jede Rolle zu beschreiben und Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu hinterlegen.
Zur Einführung von Projektmanagement: Insbesondere, wenn in einem Unternehmen oder einer Organisation zum ersten Mal mit PM-Methodik gearbeitet wird, gilt das Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Methoden im Allgemeinen stehen schnell im Verdacht, administrativer Overhead zu sein und nur Zeit zu kosten.
Klare Kommunikationsregeln. Essentiell ist ein Kommunikationsplan für die Zusammenarbeit im Projekt zwischen den einzelnen Teammitgliedern, den Teilprojekten und mit dem Auftraggeber. Im Kommunikationsplan geht es um den regelmäßigen Austausch um einen kontinuierlichen Informationsfluss sicher zu stellen.

Warum Projektmanagement-Standards ein Scheitern verhindern können

Methodenkoffer PM-Tools

PM-Standards sind einfach eine Auswahl an Vorgehensweisen, Werkzeugen und bewährten Strukturen, die sich als „Best-Practices“ entwickelt haben. Vergleicht man klassische PM- Methoden wie PMI, ICB (IPMA); Prince2 und andere mehr, so findet man überall die gleichen Themen und Elemente. Die Methoden unterscheiden sich lediglich in ihrer Komplexität und ihrem Fokus. Welches Modell das Richtige für das jeweilige Unternehmen ist, kann ein Vergleich zeigen. Eine wichtige Voraussetzung, damit PM-Methoden unterstützen und nicht behindern, ist eine Anpassung auf das jeweilige Vorhaben – das sogenannte „Customizing“. Diese Anpassung muss vor jedem Projekt neu vorgenommen werden. Nur so können das richtige Maß und der richtige Schwerpunkt für das Projekt gesetzt werden und die Methodik deutlich zum Erfolg beitragen.

Was bringt Projektmanagement?

Diese Frage beantwortet sich dann ganz einfach: Eine unterstützende Struktur mit sinnvollen Elementen, die Transparenz und Verlässlichkeit schafft. So wird auch eine Vertretung des Projektmanagers jederzeit sehr einfach möglich, falls das erforderlich werden sollte. PM ist die Basis für eine vorausschauende Steuerung des Projektes. Auch ein Reporting gegenüber dem Auftraggeber wird damit jederzeit möglich. Der zielgerichtete Einsatz von PM ist die Voraussetzung dafür zur richtigen Zeit an den richtigen Stellen im Projekt einzugreifen oder richtungsweisende Empfehlungen auszusprechen. Kaum ein Projekt läuft so, wie es zu Beginn geplant wird, weil sich im Projektverlauf oft Themen zeigen, die zum Zeitpunkt der Planung nicht sichtbar waren.

Das magische Projektdreieck

Projektdreieck

Als ich mein erstes Projekt geleitet habe, hat mein Chef mir gesagt: „Das ist ganz einfach: Du brauchst nur das Projektdreieck aus Zeit, Budget und Ergebnisqualität zu behüten!“ Und ein PM-Trainer hatte dann noch den Hinweis: „Wenn sich in einer Ecke etwas ändert, dann ändert sich auch mindestens eine der anderen Ecken.“

Was bedeutet das konkret?

Zunächst sollte man sich die Frage stellen: Welche meiner Ecken ist unveränderlich? Wenn ein Atomkraftwerk oder ein neues medizinisches Instrument entwickelt wird, dann sollte Sicherheit an oberster Stelle stehen, also ist die Ecke der Ergebnisqualität unveränderlich. Geht es um die Einführung einer Unternehmenssoftware zum neuen Geschäftsjahr, dann steht der Termin unverrückbar fest. Undwenn ein Verein, der seine Tätigkeit aus Spenden finanziert, ein Vorhaben plant, dann gibt es eine finale Beschränkung beim Budget.
Es ist also sinnvoll, die Entwicklung der einzelnen Ecken permanent zu überwachen. Dabei helfen die ausgewählten Methodenelemente, wie zum Beispiel der Projekt- und Kommunikationsplan und das interne Projekt-Reporting.
Ganz wichtig ist es, für den Fall zu planen, dass sich doch etwas ändert (und Änderungen im Projekt sind normal). Hier steht das Verfahren für Änderungen im Vordergrund, begleitet von den notwendigen kommunikativen Fähigkeiten des Projektmanagers und einer guten und vertrauensvollen Kundenbeziehung.

Die Rollen im Projekt und im Projektmanagement

Klare Rollen mit Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten helfen dabei, dass nicht nur jeder weiß, was zu tun ist und für was er verantwortlich ist, sondern dass auch die Schnittstellen sichtbar werden und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können, um sie abzusichern.

Ein Modell, das über die normalen Organigramme hinaus helfen kann, die Rollen und Verantwortlichkeiten auf Aufgabenebene zu beschreiben, ist das RACI Schema (steht für Responsible, Accountable, Consultant, Inform). Einmal beschrieben, sensibilisiert dieses Schema das Team dafür, dass diese Zuordnungen für die Arbeit essentiell sind und dass jeder Einzelne wirklich einen Part im Projekt verantwortet. Je größer die Identifikation des einzelnen Projektmitgliedes mit dem Vorhaben und seinem Anteil daran ist, desto geringer wird das Risiko, dass das Projekt scheitert.

Bei den Rollen wird unterschieden zwischen Rollen für die operative Realisierung und Rollen im Projektmanagement. Zu diesen gehören unter anderem:

Projektmanager/Projektleiter
Projektassistent als Mitglied des PMO (Project Management Office) / Projektbüro
Qualitätsmanager
Teilprojektleiter
Mitglied im Lenkungsausschuss (oder auch Steuerkreis)

Alle Rollen (bis auf Projektassistent) sollten in Projekten mit externen Auftraggebern paritätisch besetzt sein.

Wie führt man Projektmanagement ein?

Wie schon beschrieben, hier ist Augenmaß gefragt. Oberstes Gebot muss sein: Projektmanagement-Methodik soll unterstützen, sie darf nicht behindern. Wenn solche Methoden im Unternehmen noch gar nicht bekannt sind, dann sollte man bedenken, dass es sich um eine echte Veränderung handelt. Veränderungen werden, egal wie hilfreich sie am Ende sind, in der Regel immer zunächst als „Störung“ empfunden. Darum ist auch hier das richtige Maß gefragt. Einige Tipps, die sich bewährt haben:

Es gibt jemanden im Unternehmen, der sich damit bereits auskennt und von guten Erfahrungen berichten kann. Das ist jemand, der schon ein Training besucht hat und idealerweise über eine hohe Reputation im Unternehmen verfügt.
Es gibt ein Team, dass das Projekt „Einführung von Projektmanagement“ durchführt. Die Teammitglieder sind aufgeschlossen für Neues und werden geschult. Idealerweise kommen sie aus ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen, um dort nach der Einführung als Botschafter und Multiplikatoren zu wirken. Im Change-Management werden sie als Change-Agents bezeichnet.
Es wird ein Set an Methodenelementen zusammengestellt, das gegebenenfalls erst nach und nach eingeführt wird.
Bei der Durchführung der ersten Projekte gibt es immer Begleitung und Unterstützung durch diejenigen, die schon Erfahrungen gesammelt haben. Oder durch externe Berater.
Es gibt ein unternehmensweites Reporting, damit eine gewisse Notwendigkeit entsteht, PM das erste Mal umzusetzen.
Es gibt Reviews und „Lessons Learned“, um an der konkreten Ausprägung zu arbeiten. Außerdem gibt es allen Beteiligten die Möglichkeit mit zu gestalten.

Warum lohnt sich Projektmanagement?

Konsequentes Projektmanagement – egal in welcher Ausbaustufe – lohnt sich immer, weil es sofort das Risiko des Scheiterns minimiert. Durch methodische Vorgehensweisen ist es einfacher, die Dinge im Blick zu behalten und es gibt Vorlagen und Lösungsszenarien für notwendige Interventionen, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht.

Projektmanagement ist eine Maßnahme zur Absicherung von Investitionen. Und dabei sollte nicht nur das real investierte Geld im Projekt betrachtet werden, sondern auch die investierten Arbeitsstunden, die Motivation, die Ausdauer und Kreativität der Mitarbeiter.

Einer der Schlüssel für erfolgreiche Projekte liegt mit Sicherheit in der Person des Projektmanagers. Es ist eine gute Idee, diesen für seine Aufgabe gut vorzubereiten und ihm während des Projektes die notwendige Unterstützung zukommen zu lassen. Das betrifft Projektmanager jeden Ausbildungs- und Erfahrungslevels, denn zum Wesen von Projekten gehört immer eine gewisse Neuartigkeit und damit verbundene zahlreiche Risiken. Der Projektmanager muss als Unternehmer agieren, um die Vorhaben zu größtmöglichem Erfolg zu führen.

Sabine Steege – Projektmanagerin aus Leidenschaft, Coach und Trainerin. Ich habe es mir zu meiner Aufgabe gemacht, Projektmanager dabei zu unterstützen, ihre Projekte leichter und sicherer zum Erfolg zu führen. Testen Sie mich!