Projektmanagement (PM) ist keine exakte Wissenschaft. An vielen Stellen genügt der gesunde Menschenverstand, um Aufgaben und Vorgehensweisen sinnvoll zu strukturieren. Aber: Je größer ein Vorhaben ist, desto sinnvoller ist der Einsatz von bewährten Methoden. Die basieren zumeist auf einem Set an Werkzeugen und Templates, die im Projekt für bestimmte Themen und Abläufe eingesetzt werden. Je komplexer dieser Methodenkoffer und die Organisation drum herum wird, desto mehr Möglichkeiten entstehen, die sowohl das Projekt an sich, als auch die Methodik zum Scheitern bringen können.
Es gibt genügend Tipps, die sich jeder zunutze machen kann, um sein Projekt zum Erfolg zu führen. In zahlreichen Projektreviews der letzten Jahre habe ich die Erfahrung gemacht, dass es sich lohnt, auf folgende Punkte besonders zu achten:
Methodenkoffer PM-Tools
PM-Standards sind einfach eine Auswahl an Vorgehensweisen, Werkzeugen und bewährten Strukturen, die sich als „Best-Practices“ entwickelt haben. Vergleicht man klassische PM- Methoden wie PMI, ICB (IPMA); Prince2 und andere mehr, so findet man überall die gleichen Themen und Elemente. Die Methoden unterscheiden sich lediglich in ihrer Komplexität und ihrem Fokus. Welches Modell das Richtige für das jeweilige Unternehmen ist, kann ein Vergleich zeigen. Eine wichtige Voraussetzung, damit PM-Methoden unterstützen und nicht behindern, ist eine Anpassung auf das jeweilige Vorhaben – das sogenannte „Customizing“. Diese Anpassung muss vor jedem Projekt neu vorgenommen werden. Nur so können das richtige Maß und der richtige Schwerpunkt für das Projekt gesetzt werden und die Methodik deutlich zum Erfolg beitragen.
Diese Frage beantwortet sich dann ganz einfach: Eine unterstützende Struktur mit sinnvollen Elementen, die Transparenz und Verlässlichkeit schafft. So wird auch eine Vertretung des Projektmanagers jederzeit sehr einfach möglich, falls das erforderlich werden sollte. PM ist die Basis für eine vorausschauende Steuerung des Projektes. Auch ein Reporting gegenüber dem Auftraggeber wird damit jederzeit möglich. Der zielgerichtete Einsatz von PM ist die Voraussetzung dafür zur richtigen Zeit an den richtigen Stellen im Projekt einzugreifen oder richtungsweisende Empfehlungen auszusprechen. Kaum ein Projekt läuft so, wie es zu Beginn geplant wird, weil sich im Projektverlauf oft Themen zeigen, die zum Zeitpunkt der Planung nicht sichtbar waren.
Projektdreieck
Als ich mein erstes Projekt geleitet habe, hat mein Chef mir gesagt: „Das ist ganz einfach: Du brauchst nur das Projektdreieck aus Zeit, Budget und Ergebnisqualität zu behüten!“ Und ein PM-Trainer hatte dann noch den Hinweis: „Wenn sich in einer Ecke etwas ändert, dann ändert sich auch mindestens eine der anderen Ecken.“
Was bedeutet das konkret?
Klare Rollen mit Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten helfen dabei, dass nicht nur jeder weiß, was zu tun ist und für was er verantwortlich ist, sondern dass auch die Schnittstellen sichtbar werden und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können, um sie abzusichern.
Ein Modell, das über die normalen Organigramme hinaus helfen kann, die Rollen und Verantwortlichkeiten auf Aufgabenebene zu beschreiben, ist das RACI Schema (steht für Responsible, Accountable, Consultant, Inform). Einmal beschrieben, sensibilisiert dieses Schema das Team dafür, dass diese Zuordnungen für die Arbeit essentiell sind und dass jeder Einzelne wirklich einen Part im Projekt verantwortet. Je größer die Identifikation des einzelnen Projektmitgliedes mit dem Vorhaben und seinem Anteil daran ist, desto geringer wird das Risiko, dass das Projekt scheitert.
Bei den Rollen wird unterschieden zwischen Rollen für die operative Realisierung und Rollen im Projektmanagement. Zu diesen gehören unter anderem:
Alle Rollen (bis auf Projektassistent) sollten in Projekten mit externen Auftraggebern paritätisch besetzt sein.
Wie schon beschrieben, hier ist Augenmaß gefragt. Oberstes Gebot muss sein: Projektmanagement-Methodik soll unterstützen, sie darf nicht behindern. Wenn solche Methoden im Unternehmen noch gar nicht bekannt sind, dann sollte man bedenken, dass es sich um eine echte Veränderung handelt. Veränderungen werden, egal wie hilfreich sie am Ende sind, in der Regel immer zunächst als „Störung“ empfunden. Darum ist auch hier das richtige Maß gefragt. Einige Tipps, die sich bewährt haben:
Konsequentes Projektmanagement – egal in welcher Ausbaustufe – lohnt sich immer, weil es sofort das Risiko des Scheiterns minimiert. Durch methodische Vorgehensweisen ist es einfacher, die Dinge im Blick zu behalten und es gibt Vorlagen und Lösungsszenarien für notwendige Interventionen, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen droht.
Projektmanagement ist eine Maßnahme zur Absicherung von Investitionen. Und dabei sollte nicht nur das real investierte Geld im Projekt betrachtet werden, sondern auch die investierten Arbeitsstunden, die Motivation, die Ausdauer und Kreativität der Mitarbeiter.
Einer der Schlüssel für erfolgreiche Projekte liegt mit Sicherheit in der Person des Projektmanagers. Es ist eine gute Idee, diesen für seine Aufgabe gut vorzubereiten und ihm während des Projektes die notwendige Unterstützung zukommen zu lassen. Das betrifft Projektmanager jeden Ausbildungs- und Erfahrungslevels, denn zum Wesen von Projekten gehört immer eine gewisse Neuartigkeit und damit verbundene zahlreiche Risiken. Der Projektmanager muss als Unternehmer agieren, um die Vorhaben zu größtmöglichem Erfolg zu führen.
Sabine Steege – Projektmanagerin aus Leidenschaft, Coach und Trainerin. Ich habe es mir zu meiner Aufgabe gemacht, Projektmanager dabei zu unterstützen, ihre Projekte leichter und sicherer zum Erfolg zu führen. Testen Sie mich!